История To-Do списков (и как сделать вас более эффективным)

История To-Do списков (и как сделать вас более эффективным)

На Lifehacker-е опубликовали занятную статью про историю To-Do списков. Ну а я решил перевести эту статью.

Когда я была ребенком, я читала книгу под названием "The Listmaker". Эта книга о маленькой девочке которая использует список для организации и понятия своей жизни. Я не прочитала всю книгу, ведь это было странным хобби для девочки в пред-подростковом возрасте, столько времени тратить на это. Теперь, хотя я не помню эту книгу так хорошо, я вижу больше значения в скромном списке - особенно после исследования где они возникли и почему мы создаем списки.

Когда я проводила исследования, я поняла, насколько трудно точно определить происхождение столь простой и распространенной вещи как список (иными словами список дел), но я нашла несколько интересных историй о том, как списки использовались в прошлом и почему мы считаем их полезными в повседневной жизни.

Почему мы создаем списки дел в первую очередь?

Философ и новеллист Umberto Eco большой поклонник списков дел и у него есть пара очаровательных идей почему они так важны людям.

Список - происхождение культуры. Это часть истории искусства и литературы. Чего хочет культура? Чтобы сделать бесконечность понятной. И как, будучи человеческим существом, один сталкивается с бесконечностью. Как кто-то пытается понять непонятное? Через список...

Umberto объяснил в интервью, что списки часто рассматриваются как мощь примитивных культур - простые устройства, которые не принадлежат к современным дням. Однако, простая форма списков преобладает снова и снова в течении долгого времени, потому что, как Umberto сказал у него есть "непреодолимое волшебство".

Когда мы пытаемся выразить себя, мы используем списки. Как сказал Umberto, списки помогают нам разобраться в окружающем нас мире. Мы создаем списки достопримечательностей которых хотим увидеть в отпуске, списки мест, которых хотим посетить, списки продуктов питания, которые мы должны купить в продуктовом магазине и списки дел, которые нам нужно завершить. Это простая привычка повышения своей продуктивности. Мы упаковываем всю двусмысленность и безумие нашей жизни в структурированную форму письма. Короче говоря, создание списков - отличный способ быть счастливым и чувствовать себя менее перегруженным.

Мы также формируем определения вещей, которые окружают нас, созданием списка их характеристик. К примеру: если бы мы хотели описать животное для ребенка, мы бы сделали это рассказав перечень характеристик, таких как: цвет, размер и среда обитания. Независимо от того, соответствует ли это научному определению животного или нет, это то, как мы понимаем.

Бенджамин Франклин, Крестный отец To-Do Списков

Бенджамин Франклин, Крестный отец To-Do Списков

Бенджамин Франклин - отличный пример известного человека, который использовал To-Do списки для самосовершенствования. Он лихо детализировал тридцати недельный план для практики таких важных вещей, как умеренность и т.п. Каждый день он отслеживал свой прогресс на графике.

Бенджамин также составил себе строгий распорядок дня, который включал в себя: время для сна, еды и работы, все это он совершал в конкретное время дня. Однако, из-за требований его печати, ему было сложно придерживаться одного распорядка дня.

Списки для Продуктивности

Сейчас мы используем списки для продуктивности столько же, сколько используем остальные: списки покупок, напоминания, планирование событий и списки дел, все это мы используем, чтобы пройти через проволочки. Мы тратим очень много энергии и сил на совершенствование To-Do списков. Так или иначе, кажется мы тратим очень много времени только на совершенствование to-do списков, ведь когда дело доходит до списков с покупками, мы просто покупаем все что в нем, но когда вы завершаете задание из To-Do списка, это приносит совсем другие ощущения.

4 совета для вашего списка дел, которые действительно помогут вам завершить его

1. Разбивайте проекты на задачи и не поддавайтесь на эффект Зейгарника

Разбивайте проекты на задачи и не поддавайтесь на эффект Зейгарника

В нашем разуме есть что-то вроде встроенной системы напоминаний, который напоминает нам о незавершенных задачах, именуемый эффектом Зейгарника. Это очень хорошо, что у нас эта система есть, но на самом деле она ненадежна.

На самом деле происходит разрыв между нашими сознательными и бессознательными разумами. Бессознательный разум не может планировать как завершить задачу, он просто раздражает нас чувством, что что-то не завершено. Чтобы избавиться от этого чувства, бессознательный разум изводит сознательный с напоминаниями о задаче - не для того, чтобы завершить его, а просто для того, чтобы побудить нас сделать план действий.

Если вы слышали о метода GTD Дэвида Аллена, вы возможно знакомы с концепции "следующие шаги", которые очень похожи. Это процесс разбивания проекта или задачи на множество мелких задач и планирования следующего шага на пути к завершению всех задач. Это уменьшает раздражительность несознательного разума, так как он удовлетворен, что мы получили задачу и мы знаем как сделаем это.

2. Безжалостно устанавливайте приоритеты

Пост Марии Поповы об истории to-do списков также описывает нам историю психолога, который выступил с речью в Пентагоне о правильном управлении своим временем и ресурсами. Перед тем, как выступление началось, психолог попросил каждого в группе написать сводку о их стратегическом подходе 25 словами. Видимо, 25 слов слишком мало, чтобы человек рассказал о своей стратегии и единственный ответ дала одна женщина из группы, вот, как она ответила:

Сначала я составляю список приоритетов: один, два, три и т.д. После чего я вычеркиваю все после третьего.

Я слышала об этом подходе в нескольких разных местах ранее и этот подход каждый раз напоминает мне о CEO мой прошлой компании, у которого на столе лежала заметка: "приоритизируйте пока не заболит", другими словами, обучайтесь мощному навыку говорить Нет. Я не уверен, удавалось ли мне это сделать, но подход мне понравился.

Потребность в to-do списках приходит к нам, когда нам нужно столько всего сделать, но мы не может следить за процессом выполнения всего этого (Ага! Мы вернулись к словам Umberto, о том, как списки помогают нам создать порядок из хаоса в нашей жизни). Это значит, что в конечном итоге мы пришли к спискам, которые слишком длинные, чтобы их завершить. Безжалостное приоретизирование это единственный путь завершить самые важные задачи в короткие сроки.

3. Планируйте наперед

Вот еще одна история о том, как to-do списки повлияли на работу:

Почти 100 тысяч лет назад, президентом американской компании "Bethlehem Steel" был Charles M Schwab. Его компании боролась с неэффективностью и Schwab не знал как ее улучшить, поэтому он попросил о помощи Ivy Lee, который тогда был известным экспертом по эффективности. Lee согласился помочь его компании, его гонорар был большим, но результат оправдал себя после 3 месяцев. Lee посоветовал каждому члену команды управления компанией писать to-do список после конца каждого дня, который должен был состоять из 6 самых важных задач, которые они должны были сделать в следующий день. Тогда они сказали, что будут организовывать список на основе самых приоритетных задач.

Каждый день работники работали по списку, сфокусировавшись на одну задачу за раз. Под конец дня, все что они не успели сделать сегодня, опять заносили эти задачи в список дел на следующий день. Как гласит история, компания были настолько эффективной после этих 3 месяцев, что Lee получил чек в $25 000 от Schwab'а.

3. Контролируйте свой рабочий день с план на игру

В вашем собственном планировании, вы можете воспользоваться советом Lee и посвятить вечер планированию своего следующего дня. Определив наиболее важны задачи, которые вам нужно выполнить завтра, вы будете знать какую работу вам нужно сделать и вы не будете отвлекаться или убивать свое время.

4. Будьте реалистом

Иногда полезно знать, что даже самым самоотверженным героям свойственно ошибаться. Эта история о борьбе Бенджамина Франклина за поддержание его ежедневного распорядка дня показывает, насколько важно быть реалистом и знать сколько времени у вас есть и какие у вас приоритеты. К сожалению, требования его работы значило, что он не всегда следовал по расписанию. Его часто прерывали клиенты и ему приходилось нарушать свое расписание чтобы встретиться с ними.

Он заметил, что некоторые из достоинств которые он практиковал, такие, как бережливость - не тратят времени - он отвел слишком много времени для того, что жить как он хотел. Готовка еды и зашивание одежды занимает все время, и это значит что у него не было достаточно времени для его работы и его сторонних проектов. Результатом этих конфликтов приоритетов было то, что он не успевал завершить все задачи. В результате ему приходилось изменять приоритеты.

Если мы боремся с завершением наших to-do списков на регулярной основе (а все мы здесь именно для этого), нам нужно внести изменения в этот список - сделать его более реалистичным. Хоть список дел и может быть бесконечным, но наше время нет. Мы должны соотносить задачи, которые нам нужно сделать, с временем и энергией, которые готовы потратить на них. Именно здесь очень понадобится приоритизация.

Начинайте развивать себя, составляя персональный ежедневные to-do список, вы станете отличным listmaker'ом.

Найдите способ, который будет работать для вас

При экспериментах с подобными советами, мы все должны принять во внимание уникальные жизненные ситуации. Для меня планирование и приоритизирование вечером очень помогло. Возможно на вас больше повлияет быть реалистом.

(Original)